Photos d’équipe dans vos bureaux : comment organiser la séance ?

Commencer par les images dont vous avez besoin

Une série de portraits individuels et une photo de groupe répondent à des envies différentes. Avant de les réunir dans une même séance, notez ce que vous souhaitez montrer et où les images seront utilisées.

Pour votre page équipe, vous pouvez souhaiter des portraits cadrés de la même manière. Pour présenter votre entreprise, vous aurez peut-être aussi envie de montrer les personnes dans leur environnement, un espace de travail ou un échange entre collègues. Si ces images font partie du projet, ajoutons-les au programme dès le départ.

Envoyez-moi le lien de votre site, votre charte graphique et les éventuelles consignes de votre équipe communication. Si vous conservez certains portraits existants, joignez-les à votre message. Nous pourrons discuter de la place des nouvelles images dans cet ensemble.

Repérer un espace avant de réserver la salle

Avant de choisir une pièce, envoyez-moi quelques photos prises depuis différents endroits. Ajoutez ses dimensions approximatives et indiquez si certains meubles peuvent être déplacés.

Une salle de réunion peut être une piste, à condition de pouvoir y organiser la prise de vue. Pensez aussi à ce qui s’y passera pendant la séance : des personnes devront-elles la traverser ? Une réunion est-elle prévue ? Pourra-t-on la réserver pendant l’installation, les portraits et le rangement ?

Je vous conseille de prévoir un endroit où chacun pourra passer sans avoir ses collègues réunis autour de lui. Si la pièce ne peut pas être entièrement réservée, dites-le-moi avant que nous établissions le programme.

Pour les images qui montreront vos bureaux, prenez un moment pour regarder le décor. Rangez ce que vous ne souhaitez pas voir apparaître, retirez les documents confidentiels et vérifiez les informations affichées sur les écrans. Gardez les éléments que vous souhaitez associer à votre entreprise.

Préparer l’ordre de passage avec les personnes concernées

Je vous recommande de désigner une personne de contact pour coordonner la séance. Elle pourra recueillir les disponibilités, transmettre les consignes et m’indiquer les contraintes à prendre en compte.

Préparez ensuite une liste des collaborateurs à photographier. Pour chacun, notez les réunions, les départs anticipés ou les horaires qui imposent un passage particulier. Organisons les rendez-vous à partir de ces contraintes plutôt que de demander à tout le monde d’attendre dans la même pièce.

Le programme doit aussi laisser une place à l’installation et au rangement. L’heure de mon arrivée ne doit donc pas être annoncée automatiquement comme celle du premier portrait. Nous préciserons ces étapes ensemble avant d’envoyer le planning.

Gardez une marge entre les grandes étapes et signalez-moi les échéances qui ne peuvent pas bouger. Si une personne risque d’être absente, mieux vaut en parler avant la séance pour décider comment traiter son portrait.

Dans le message envoyé aux collaborateurs, indiquez le lieu, leur heure de passage, les images prévues et les consignes de tenue. Vous pouvez aussi leur proposer de me signaler une question ou une appréhension avant le rendez-vous.

Prévoir un rendez-vous commun pour la photo de groupe

La photo de groupe mérite son propre créneau. Demandez quand toutes les personnes concernées pourront être présentes, puis bloquez ce moment dans leurs agendas.

Précisez aussi la composition souhaitée : toute l’entreprise, une équipe, les associés, plusieurs services ? Si vous voulez différentes versions, listez-les avant la séance. Cela nous donnera un programme partagé, sans devoir décider sur place qui doit rejoindre chaque image.

Pour les vêtements, je vous conseille de donner une orientation compréhensible. Vous pouvez proposer un degré de formalité ou quelques couleurs, tout en laissant chacun choisir une tenue dans laquelle il se sent bien. Si vous avez un uniforme ou une tenue de travail, indiquons clairement ce qui est attendu.

Avant de choisir le lieu de cette photo, envoyez-moi une image de l’espace envisagé et le nombre de participants. Nous vérifierons sa pertinence pour le groupe. Si vous souhaitez être photographiés dehors, prévoyons également une solution à l’intérieur.

Décider qui choisira les images

Avant la séance, convenez de la manière dont la sélection sera validée. Chaque collaborateur choisira-t-il son portrait ? Une personne de la communication vérifiera-t-elle ensuite l’ensemble ? Qui tranchera pour la photo de groupe ?

Je vous recommande d’annoncer ce fonctionnement aux participants et de désigner un interlocuteur pour centraliser les retours. Précisez aussi la date à laquelle les images doivent être disponibles, notamment si elles accompagnent un nouveau site ou une annonce.

Pour une équipe, le devis précise les photographies à livrer, les formats, les usages autorisés et la date de livraison.¹ C’est à ce stade que nous clarifions ce dont vous aurez besoin après la prise de vue.

Les informations à m’envoyer pour préparer le devis

Vous pouvez commencer avec ces éléments :

• L’adresse de vos bureaux et les dates envisagées.
• Le nombre de personnes à photographier et leurs contraintes de disponibilité.
• Les images souhaitées : portraits, photo de groupe, bureaux ou autres prises de vue.
• Les supports sur lesquels vous comptez les utiliser.
• Quelques photos des espaces disponibles et les contraintes d’accès.
• La date à laquelle vous avez besoin des images.

Le temps nécessaire et le budget ne sont pas chiffrés ici : ils dépendent du programme que nous construirons pour votre équipe. Le devis permettra de préciser la présence sur place et les livrables avant de confirmer la séance.

Si certaines réponses vous manquent, envoyez-moi ce que vous savez déjà. Nous pourrons préciser le reste ensemble.

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