Foto di team nei vostri uffici: come organizzare il servizio?

Partire dalle immagini di cui avete bisogno

Una serie di ritratti individuali e una foto di gruppo rispondono a esigenze diverse. Prima di unirle nello stesso servizio, annotate cosa volete mostrare e dove verranno utilizzate le immagini.

Per la pagina del team potreste desiderare ritratti con la stessa inquadratura. Per presentare l’azienda, potreste anche voler mostrare le persone nel loro ambiente, uno spazio di lavoro o uno scambio tra colleghi. Se queste immagini fanno parte del progetto, inseriamole nel programma fin dall’inizio.

Inviatemi il link del sito, le linee guida della vostra identità visiva e le eventuali indicazioni della comunicazione. Se mantenete alcuni ritratti esistenti, allegateli al messaggio. Potremo discutere di come inserire le nuove immagini nell’insieme.

Valutare lo spazio prima di prenotare la sala

Prima di scegliere una stanza, inviatemi alcune foto da punti diversi. Aggiungete le dimensioni approssimative e indicate se alcuni mobili possono essere spostati.

Una sala riunioni può essere un’opzione se consente di organizzare gli scatti. Pensate anche a cosa succederà durante il servizio: dovranno passarci altre persone? È prevista una riunione? Sarà possibile riservarla per allestimento, ritratti e smontaggio?

Consiglio di prevedere un luogo dove ciascuno possa essere fotografato senza tutti i colleghi intorno. Se la stanza non può essere riservata interamente, ditemelo prima di definire il programma.

Per le immagini degli uffici, dedicate un momento a osservare l’ambiente. Riordinate ciò che non volete mostrare, togliete i documenti riservati e controllate le informazioni sugli schermi. Conservate gli elementi che volete associare alla vostra azienda.

Concordare l’ordine con le persone coinvolte

Consiglio di nominare un referente per coordinare il servizio. Potrà raccogliere le disponibilità, trasmettere le indicazioni e segnalarmi i vincoli da considerare.

Preparate poi una lista dei collaboratori da fotografare. Per ciascuno annotate riunioni, uscite anticipate o orari che richiedono un turno specifico. Organizziamo gli appuntamenti in base a questi vincoli, invece di chiedere a tutti di aspettare nella stessa stanza.

Il programma deve lasciare spazio anche all’allestimento e allo smontaggio. Il mio orario di arrivo non va quindi annunciato automaticamente come quello del primo ritratto. Chiariremo queste fasi insieme prima di inviare la scaletta.

Lasciate un margine tra le fasi principali e indicatemi gli orari che non possono cambiare. Se qualcuno potrebbe essere assente, è meglio parlarne prima per decidere come organizzare il suo ritratto.

Nel messaggio ai collaboratori indicate il luogo, il loro orario, le immagini previste e i consigli sull’abbigliamento. Potete anche invitarli a segnalarmi domande o timori prima dell’appuntamento.

Fissare un momento comune per la foto di gruppo

La foto di gruppo richiede un proprio appuntamento. Chiedete quando tutte le persone coinvolte potranno esserci e bloccate quel momento nelle loro agende.

Precisate anche chi dovrà comparire: tutta l’azienda, un team, i soci o più reparti? Se desiderate diverse versioni, elencatele prima del servizio. Avremo così un programma condiviso, senza decidere sul posto chi deve partecipare a ogni immagine.

Per l’abbigliamento consiglio di dare indicazioni comprensibili. Potete proporre un livello di formalità o alcuni colori, lasciando a ciascuno una scelta in cui si senta a proprio agio. Se avete una divisa o abiti da lavoro, indichiamo chiaramente cosa ci si aspetta.

Prima di scegliere il luogo per questa foto, inviatemi un’immagine dello spazio previsto e il numero di partecipanti. Verificheremo se è adatto al gruppo. Se volete essere fotografati all’aperto, prevediamo anche un’alternativa al chiuso.

Decidere chi sceglierà le immagini

Prima del servizio concordate come approvare la selezione. Ogni collaboratore sceglierà il proprio ritratto? Qualcuno della comunicazione verificherà poi l’insieme? Chi deciderà per la foto di gruppo?

Consiglio di spiegare questo procedimento ai partecipanti e nominare un referente per raccogliere i commenti. Precisate anche quando devono essere disponibili le immagini, soprattutto se accompagnano un nuovo sito o un annuncio.

Per un team, il preventivo specifica le fotografie da consegnare, i formati, gli utilizzi autorizzati e la data di consegna.¹ In questa fase chiariamo ciò che vi servirà dopo gli scatti.

Le informazioni da inviarmi per il preventivo

Potete partire da queste informazioni:

• L’indirizzo dei vostri uffici e le date proposte.
• Il numero di persone da fotografare e i loro vincoli di disponibilità.
• Le immagini desiderate: ritratti, foto di gruppo, uffici o altri scatti.
• I supporti su cui intendete utilizzarle.
• Alcune foto degli spazi disponibili e i vincoli di accesso.
• La data entro la quale ti servono le immagini.

Il tempo necessario e il budget non vengono quantificati qui: dipendono dal programma per il vostro team. Il preventivo chiarirà la presenza sul posto e le immagini da consegnare prima della conferma del servizio.

Se non avete ancora tutte le risposte, inviatemi quello che sapete. Potremo chiarire il resto insieme.

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