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Fotos de equipo en sus oficinas: ¿cómo organizar la sesión?
Una sala que preparar, agendas que coordinar y una foto de grupo que planificar. Algunas pautas para organizar su sesión de equipo en las oficinas.
Unos 7 minutos de lectura.
La foto de grupo de Focus Eye Clinic, realizada en diciembre de 2024.
En este artículo
En pocas palabras
Para organizar una sesión de equipo en sus oficinas, empiece por definir las imágenes deseadas, el espacio disponible y las limitaciones de agenda. Planifique el orden de los retratos, una hora común para la foto de grupo y una persona de contacto para coordinar la selección.
- Definir las imágenes y sus usos antes de la sesión.
- Reservar un espacio y compartir el orden de los retratos.
- Fijar una hora común para la foto de grupo.
Quiere actualizar los retratos de sus colaboradores, renovar la página del equipo en su web o tener una foto de todos juntos. Antes de fijar una fecha, propongo concretar las imágenes que necesitan y cómo encajar la sesión en su jornada laboral.
Puedo realizar los retratos y las fotos de grupo en sus instalaciones, después de comprobar el espacio disponible. La sesión se prepara mediante un presupuesto adaptado a su equipo y proyecto.1
Estos son mis consejos para preparar la sesión. Son pautas que adaptaremos a sus oficinas, a la disponibilidad de cada persona y a las imágenes que deseamos crear.
Empezar por las imágenes que necesitan
Una serie de retratos individuales y una foto de grupo responden a necesidades diferentes. Antes de combinarlas en una sesión, anote qué desea mostrar y dónde se utilizarán las imágenes.
Para la página del equipo, puede desear retratos con un encuadre uniforme. Para presentar la empresa, quizá también quiera mostrar a las personas en su entorno, un espacio de trabajo o una conversación entre colegas. Si estas imágenes forman parte del proyecto, incluyámoslas desde el principio.
Envíeme el enlace de su web, su identidad visual y las posibles indicaciones de comunicación. Si conserva algunos retratos existentes, adjúntelos al mensaje. Podemos hablar de cómo integrar las nuevas imágenes en ese conjunto.
Revisar el espacio antes de reservar la sala
Antes de elegir una sala, envíeme fotos tomadas desde diferentes posiciones. Añada sus dimensiones aproximadas e indique si se pueden mover algunos muebles.
Una sala de reuniones puede ser una opción si permite organizar las tomas. Piense también en lo que ocurrirá durante la sesión: ¿tendrá que pasar gente por ella? ¿Hay una reunión prevista? ¿Se puede reservar durante el montaje, los retratos y la recogida?
Recomiendo prever un lugar donde cada persona pueda fotografiarse sin todos sus compañeros alrededor. Si no se puede reservar la sala completamente, dígamelo antes de preparar el programa.
Para las imágenes de sus oficinas, dedique un momento a revisar el entorno. Guarde lo que no quiera mostrar, retire los documentos confidenciales y compruebe la información en las pantallas. Conserve los elementos que desea asociar a su empresa.
Organizar el orden con las personas implicadas
Recomiendo designar una persona de contacto para coordinar la sesión. Podrá recoger las disponibilidades, transmitir las indicaciones e informarme de las limitaciones.
Prepare después una lista de las personas que hay que fotografiar. Anote las reuniones, salidas anticipadas u horarios que obliguen a asignar un turno concreto. Organicemos las citas teniendo en cuenta estas limitaciones, en lugar de pedir que todos esperen en la misma sala.
El programa también debe incluir el montaje y la recogida. Por tanto, mi hora de llegada no debe anunciarse automáticamente como la del primer retrato. Acordaremos estas etapas antes de enviar el horario.
Deje un margen entre las etapas principales e indíqueme los horarios que no se pueden cambiar. Si alguien podría faltar, es mejor hablarlo antes para decidir cómo organizar su retrato.
En el mensaje a los colaboradores, indique el lugar, su hora, las imágenes previstas y las pautas de vestimenta. También puede invitarles a enviarme preguntas o inquietudes antes de la cita.
- Montaje
Preparar el fondo, la luz y el encuadre.
- Retratos
Recibir a los colaboradores en el orden acordado.
- Foto de grupo
Reunir a las personas a la hora compartida.
- Recogida
Dejar libre el espacio después de las tomas.
La foto de grupo puede hacerse antes de los retratos, según la disponibilidad del equipo.
Fijar una hora común para la foto de grupo
La foto de grupo necesita su propio horario. Pregunte cuándo podrán estar todas las personas implicadas y reserve ese momento en sus agendas.
Precise también quién aparecerá: ¿toda la empresa, un equipo, los socios o varios departamentos? Si quiere diferentes versiones, haga una lista antes de la sesión. Así tendremos un programa compartido sin decidir sobre la marcha quién debe estar en cada foto.
Para la ropa, recomiendo dar indicaciones claras. Puede proponer un grado de formalidad o algunos colores, dejando que cada persona elija prendas con las que se sienta cómoda. Si hay uniforme o ropa de trabajo, indiquemos claramente qué se espera.
Antes de elegir el lugar para esta foto, envíeme una imagen del espacio previsto y el número de participantes. Comprobaremos si es adecuado para el grupo. Si desea fotos en exterior, preparemos también una alternativa interior.
Decidir quién elegirá las imágenes
Antes de la sesión, acuerden cómo se aprobará la selección. ¿Cada colaborador elegirá su retrato? ¿Alguien de comunicación revisará después el conjunto? ¿Quién decidirá la foto de grupo?
Recomiendo explicar este proceso a los participantes y designar una persona de contacto que reúna los comentarios. Precise también cuándo deben estar disponibles las imágenes, especialmente si acompañan una nueva web o un anuncio.
Para un equipo, el presupuesto especifica las fotografías que se entregarán, los formatos, los usos autorizados y la fecha de entrega.1 En ese momento aclaramos qué necesitará después de las tomas.
Qué información enviarme para preparar el presupuesto
Puede empezar con estos datos:
- La dirección de sus oficinas y las fechas propuestas.
- El número de personas que hay que fotografiar y sus limitaciones de disponibilidad.
- Las imágenes deseadas: retratos, foto de grupo, oficinas u otras tomas.
- Los soportes donde piensa utilizarlas.
- Fotos de los espacios disponibles y las limitaciones de acceso.
- La fecha para la que necesitas las imágenes.
El tiempo y el presupuesto no se cuantifican aquí: dependen del programa que preparemos para su equipo. El presupuesto concretará la presencia en el lugar y las imágenes a entregar antes de confirmar la sesión.
Si todavía no tiene todas las respuestas, envíeme lo que ya sabe. Podemos concretar el resto juntos.
Fuentes verificadas
[1] Hani Kanaftchian. Fotografía corporativa en Bruselas : fotografía en empresas, preparación del espacio y del programa, servicios e imágenes a entregar definidos mediante presupuesto. Página consultada en octubre de 2026.
Preguntas practicas
¿Se pueden hacer los retratos y la foto de grupo en nuestras oficinas?
Sí, después de comprobar el espacio disponible. Envíeme fotos de las salas propuestas y el número de participantes. Concretaremos el montaje y el programa mediante un presupuesto.
¿Cuánto tiempo hay que prever para una sesión de fotos de equipo?
La duración depende del número de personas, las imágenes deseadas y el montaje. La acordamos antes de la sesión, con un orden para los retratos y una hora común para el grupo.
¿Qué información debemos enviar para pedir un presupuesto?
Indique el lugar, las fechas propuestas, el número de personas, las imágenes deseadas, los usos previstos y su fecha límite. Fotos de los espacios disponibles ayudarán a preparar el montaje.