Teamfotos in Ihren Büros: Wie planen Sie das Shooting?

Mit den benötigten Bildern beginnen

Einzelporträts und ein Gruppenfoto erfüllen unterschiedliche Wünsche. Notieren Sie vor der Kombination in einem Shooting, was Sie zeigen möchten und wo die Bilder verwendet werden.

Für Ihre Teamseite wünschen Sie sich vielleicht Porträts mit einheitlichem Bildausschnitt. Zur Vorstellung Ihres Unternehmens können auch Menschen in ihrer Umgebung, ein Arbeitsplatz oder ein Austausch unter Kollegen gehören. Wenn diese Bilder Teil des Projekts sind, nehmen wir sie von Anfang an in den Ablauf auf.

Schicken Sie mir den Link zu Ihrer Website, Ihre Gestaltungsrichtlinien und mögliche Vorgaben Ihrer Kommunikationsabteilung. Wenn Sie bestehende Porträts behalten, fügen Sie sie Ihrer Nachricht bei. Wir können besprechen, wie die neuen Bilder in dieses Gesamtbild passen.

Den Raum prüfen, bevor Sie ihn reservieren

Schicken Sie mir vor der Raumwahl einige Fotos aus verschiedenen Blickwinkeln. Ergänzen Sie die ungefähren Maße und geben Sie an, ob sich Möbel verschieben lassen.

Ein Besprechungsraum kann geeignet sein, wenn sich dort die Aufnahmen organisieren lassen. Überlegen Sie auch, was während des Shootings dort geschieht: Müssen Personen hindurchgehen? Ist eine Besprechung geplant? Lässt sich der Raum für Aufbau, Porträts und Abbau reservieren?

Ich empfehle einen Ort, an dem jede Person fotografiert werden kann, ohne dass alle Kollegen um sie herumstehen. Wenn der Raum nicht vollständig reserviert werden kann, sagen Sie mir das bitte vor der Ablaufplanung.

Schauen Sie sich für Bilder Ihrer Büros kurz die Umgebung an. Räumen Sie weg, was nicht im Bild erscheinen soll, entfernen Sie vertrauliche Dokumente und prüfen Sie die Informationen auf Bildschirmen. Behalten Sie die Elemente, die Sie mit Ihrem Unternehmen verbinden möchten.

Die Reihenfolge mit den Beteiligten abstimmen

Ich empfehle, eine Kontaktperson für die Koordination zu benennen. Sie kann die Verfügbarkeit sammeln, Hinweise weitergeben und mich über wichtige Einschränkungen informieren.

Erstellen Sie anschließend eine Liste der zu fotografierenden Mitarbeitenden. Notieren Sie für jede Person Besprechungen, frühere Abreisen oder Arbeitszeiten, die einen bestimmten Termin erfordern. Planen wir die Termine danach, statt alle im selben Raum warten zu lassen.

Der Ablauf muss auch Platz für Auf- und Abbau lassen. Meine Ankunftszeit sollte daher nicht automatisch als Termin für das erste Porträt angekündigt werden. Wir klären diese Schritte gemeinsam, bevor der Zeitplan verschickt wird.

Lassen Sie zwischen den Hauptschritten etwas Spielraum und nennen Sie mir unveränderliche Termine. Falls jemand möglicherweise fehlt, besprechen wir besser vorab, wie wir sein oder ihr Porträt organisieren.

Nennen Sie in der Nachricht an die Mitarbeitenden den Ort, ihren Termin, die geplanten Bilder und Hinweise zur Kleidung. Sie können sie auch einladen, mir vorher Fragen oder Bedenken mitzuteilen.

Einen gemeinsamen Termin für das Gruppenfoto planen

Das Gruppenfoto braucht einen eigenen Termin. Fragen Sie, wann alle Beteiligten anwesend sein können, und blockieren Sie diesen Zeitpunkt in ihren Kalendern.

Klären Sie auch die gewünschte Zusammensetzung: das ganze Unternehmen, ein Team, die Partner oder mehrere Abteilungen? Listen Sie verschiedene gewünschte Versionen vorab auf. So haben wir einen gemeinsamen Ablauf und müssen vor Ort nicht entscheiden, wer auf welches Bild gehört.

Für die Kleidung empfehle ich verständliche Vorgaben. Sie können den Grad der Formalität oder einige Farben vorschlagen und zugleich jedem die Wahl einer angenehmen Kleidung lassen. Bei Uniformen oder Arbeitskleidung halten wir klar fest, was erwartet wird.

Schicken Sie mir vor der Ortswahl für dieses Foto ein Bild des vorgesehenen Raums und die Teilnehmerzahl. Wir prüfen, ob er für die Gruppe geeignet ist. Für Fotos draußen planen wir auch eine Alternative drinnen.

Festlegen, wer die Bilder auswählt

Vereinbaren Sie vor dem Shooting, wie die Bildauswahl freigegeben wird. Wählt jede Person ihr eigenes Porträt? Prüft anschließend jemand aus der Kommunikation die gesamte Serie? Wer entscheidet über das Gruppenfoto?

Ich empfehle, den Beteiligten dieses Vorgehen mitzuteilen und eine Kontaktperson zu benennen, die Rückmeldungen bündelt. Nennen Sie auch den Termin, zu dem die Bilder benötigt werden, insbesondere für eine neue Website oder eine Ankündigung.

Für ein Team nennt das Angebot die zu liefernden Fotografien, Formate, erlaubten Nutzungen und den Liefertermin.¹ Dabei klären wir, was Sie nach den Aufnahmen benötigen.

Welche Angaben ich für das Angebot brauche

Sie können mit diesen Angaben beginnen:

• Die Adresse Ihrer Büros und mögliche Termine.
• Die Zahl der zu fotografierenden Personen und ihre zeitlichen Einschränkungen.
• Die gewünschten Bilder: Porträts, Gruppenfoto, Büros oder andere Aufnahmen.
• Die Medien, in denen Sie die Bilder verwenden möchten.
• Einige Fotos der verfügbaren Räume und mögliche Zugangsbeschränkungen.
• Das Datum, bis zu dem Sie die Bilder benötigen.

Zeitbedarf und Budget werden hier nicht beziffert: Sie hängen vom Ablauf für Ihr Team ab. Das Angebot legt die Anwesenheit vor Ort und die zu liefernden Bilder fest, bevor das Shooting bestätigt wird.

Wenn Ihnen noch Antworten fehlen, schicken Sie mir, was Sie bereits wissen. Den Rest können wir gemeinsam klären.

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